一、采购邀请函

各潜在服务单位：

中山市古镇人民医院对中山市古镇人民医院档案整理服务采购项目进行采购，欢迎符合资格条件的报价人报价。

一、                      项目名称：中山市古镇人民医院档案整理服务采购项目。

二、                      采购上限价：该项目采购上限价为人民币45000元（含税）。

采购说明：

（一）该项目报价要求各报价单位报项目总价，报价超出采购上限价的单位作无效询价报价。

（二）确定中选单位方式：报名成功后的单位均进入报价环节，在规定的时间地点递交报价文件，合格报名供应商达到三家及以上的，采用询价方式采购，以最低报价中选（若报价单位所报价格相同的，将采用摇珠或者抽签方式选定最终中选单位）。

（三）采购过程中，报名参与的供应商不足3家或递交响应文件的供应商不足3家或通过资格、符合性审查的供应商不足3家，采购人可采取以下任意一种方式进行采购：

1）项目作废，重新组织采购工作；

2）报名参与的供应商只有2家或递交响应文件的供应商只有2家或通过资格、符合性审查的供应商只有2家，询价采购活动可以继续进行，并按照定选原则成交供应商；

3）报名参与的供应商只有1家或递交响应文件的供应商只有1家或通过资格、符合性审查的供应商只有1家，按照符合采购要求，价格合理中选的方式确定成交供应商。

（四）最终结算以按实结算为准，结算总价原则不得超出中选价，超出部分按照相关规定实施。

三、                      项目内容：该项目共一个项目包，需要对中山市古镇人民医院档案整理服务采购项目

采购，详见需求部分。

四、                      报价人资格要求：

1.       必须是具有独立承担民事责任能力的在中华人民共和国境内注册的法人或其他组织。2. 具备《中华人民共和国政府采购法》第二十二条资格条件。

3. 不同的供应商之间有下列情形之一的，不接受作为参与同一采购项目竞争的供应商。

3.1 法定代表人或单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的供应商。

3.2 为采购项目提供整体设计、规范编制或者项目管理、监理、检测等服务的供应商。

3.3★投标人2024年以来参加本医院项目有自动放弃中标资格或被认定为提供虚假材料应标的不能参加本次项目。

4. 依法注册，具有独立的法人资格，在中山市有固定的办公场所和必要的设施条件。专门从事档案整理业务5年以上，以档案中介服务机构备案日期开始计算。具有ISO9001质量管理体系认证、ISO27001信息安全管理体系认证，认证范围需包含档案服务相关内容；具备履行合同所必需的设备和专业技术能力的证明材料（项目负责人具有高级档案管理师证书、人力资源和社会保障厅颁发的档案专业职称资格证书；拟投入的档案员具有人力资源和社会保障局颁发的档案专业职称资格证书）。提供在本公司近1年内连续6个月的参保证明。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，提供2024年财务审计报告。

5. 按照《财政部关于在政府采购活动中查询及使用信用记录有关问题的通知》（财库（2016）125号）的要求，供应商（本项目询价截止期前）被“信用中国”网站、“中国政府采购网”网站列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单的，不得参与本项目的政府采购活动。供应商提供未被列入“信用中国”网站(www.creditchina.gov.cn)“记录失信被执行人或重大税收违法案件当事人名单或政府采购严重违法失信行为”记录名单证明。同时，不处于中国政府采购网(www.ccgp.gov.cn)“政府采购严重违法失信行为信息记录”中的禁止参加政府采购活动期间。（说明：①于递交响应文件截止时间前五个工作日在“信用中国”网站（www.creditchina.gov.cn）及中国政府采购网(www.ccgp.gov.cn)查询结果为准。②在上述网站查询结果显示“很抱歉，没有找到您搜索的企业”或“共0条记录”，视为没有上述不良信用信息记录。③如失信记录已失效，供应商须提供相关证明文件）；

6. 供应商须无围标、串标行为（提供《无围标串通等违法违规行为承诺书》，承诺书格式自行编制）；

7. 本项目不接受联合体报价，不允许分包，一旦发现或被举报有分包行为，将取消中标资格，并列入黑名单，永久性不接纳为供应商。

五、                      报名时间和方式。（本次询价均使用北京时间，24小时制）

报名时间： 2025年11月14日至2025年11月20日(上午8:30-12:00，下午14:30-17:30分，节假日除外）

报名地点：中山市中山市古镇人民医院（新院区）门诊四楼A区行政办公区413

报名方式：报价单位提交以下资料现场报名（报价文件与报名可同一时间），不接受电话、快递、邮寄等方式报名及提交资料。

①有效营业执照复印件、②法定代表人证明书原件、经办人身份证复印件及法定代表人授权委托书原件。以上证件现场报名期间均需提供原件核查，复印件加盖公章作为报名备案资料。

六、                      本询价文件规定的时间（本次询价均使用北京时间，24小时制）。

七、                       递交报价文件截止时间： 2025年11月20日下午17时30分（北京时间）。

八、                      询价评选时间：2025年11月21日上午10：00（北京时间）。

递交询价报价文件地点：中山市中山市古镇人民医院（新院区）门诊四楼A区行政办公区413

九、                      中山市古镇人民医院将不负责报价人准备报价文件和递交报价文件所发生的任何成本或费用。

十、                      采购人联系方式

采购人：中山市古镇人民医院院办

采购人联系人：欧小姐

电 话：0760-86762996

十一、                      有关此次询价之事宜，可按下列地址以书面形式向古镇人民医院查询：

地址:中山市古镇镇华博路199号古镇人民医院（新院区）门诊楼4楼A区行政办公区413

采购人联系人：欧小姐

电 话：0760-86762996

十二、                      监督部门：古镇人民医院监察室 

联系电话：0760-22329962

二、用 户 需 求 书

一、项目要求：

1、招标的项目及范围为：中山市古镇人民医院档案整理服务采购项目（含数字化扫描），最高限价：45000元。

2、供应商概况，包括但不仅限于登记注册和人员情况、主要业绩、从事相关工作经验。其他有关资质、专业能力等证明材料。

3、供应商必须对项目内全部内容进行报价，不允许只对项目内部分内容进行报价。

4、本项目报价应包括：成交人承包及负责询价文件对成交人要求的一切事宜及责任包括货物、运输、税费（含关税）、验收相关服务等所有费用。

5、本项目只选取确定1名中标人，成交人未经采购人批准，不得再以任何方式转包或分包，否则被视为违约，追究当事人责任，并承担相应的损失。

6、本项目不接受联合体报价。

7、本用户需求书中凡标有“★”的地方均被视为重要的指标要求。供应商要特别加以注意，必须对此具体、明确响应并完全满足或优于这些要求。否则若有一项带“★”的指标未响应或不满足，将视为非实质性响应招标文件要求。

8、★供应商需在营业执照所在地档案行政管理部门进行档案中介服务机构备案，响应文件并提供备案证明材料复印件加盖公章。

9、★供应商须具备保密行政主管部门颁发的在有效期内的《国家秘密载体印制资质》（涉密档案数字化加工类）证书，响应文件中提供证书复印件并加盖公章。

10、报价要求：本项目采用统一投标“折扣率”进行报价，投标报价“折扣率”即为投标报价。

11、交货时间：自签订合同后进场作业，并在采购人要求期限内完成当年度所有工作。

12、标的提供的地点：中山市古镇人民医院相关使用科室。  

13、验收方式：成交人对提供服务的质量、安全承担全部责任。并保证供应的物资质量符合国家标准，符合国家法律法规及地方政府有关规定。

14、付款方式：成交人进场三个月后，根据档案完成情况，以季度为单位开具项目完成清单，当期项目验收合格后，开具发票至采购人，采购人于收到发票60日内付款。

15、如果供应商在成交并签署合同后，在合同履行过程中出现任何遗漏，均由成交人负责，采购人将不再支付任何费用。

二、技术标准与要求

（一）项目内容

　文书档案、基建档案、设备档案、科研档案、会计档案、采购档案、照片档案、实物档案、视频档案。对文件内容的排序、打页码、著录上传信息、扫描、装订、入盒等工作。

（二）项目执行规范

1.将中山市古镇人民医院各类别档案进行整理、归档和数字化扫描形成影像文件，并分别将影像文件录入和挂接到中山文档平台实现档案信息在系统中的查找、利用、审阅、打印等服务功能。

2.人员配备及要求。

（1）项目负责人：1人（在报价公司就职三年或以上，有相关项目管理经验）

（2）成交人委派的档案整理人员必须为熟悉综合档案整理有丰富经验的人员。采购人对成交人员的工作水平或态度不满意的，有权要求成交人变更有关人员，成交人应予以配合。

（3）编制周报表、月报表，并认真填写和按时提交采购人审查。

（4）成交人工作人员在项目服务期间要严格遵守采购人单位的管理制度和要求，服从采购人的管理。

（5）成交人需对项目实施工作场地实行全方位的安全保密功能管控，包含且不限于手机、背包、电子产品的保管。

（6）成交人项目实施期间工作人员需固定，如非特殊情况，不得更换，不得使用临聘人员。

（7）在服务期限结束前有关本项目的全部保险由成交人负责，成交人必须为其所投入的人员购买人身意外保险，若发生任何安全事故的，由成交人自行负责。

3.在本项目开展过程中，严格遵循以下法规和标准：

（1）《中华人民共和国档案法》

（2）《中华人民共和国保密法》

（3）《中华人民共和国档案行业标准》

（4）《档案著录规则》（DA/T18-2022）

（5）《档案服务外包工作规范》（DA/T 68-2017）

（6）GB/T11821 照片档案管理规范 

（7）《会计档案案卷格式》（DA/39-2008）

（8）《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）

（9）《纸质归档文件装订规范》（DAT 69-2018）

（10）GB/T50328—2014 建设工程文件归档规范

（11）《广东省档案局转发国家档案局关于全面推行机关档案分案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》（粤档发〔2022〕17号文件）

（12）《中山市档案局关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》（中档[2023]10号）

（三）项目组织要求

1.项目安全管理措施

（1）加强制度管理，制定档案信息化过程中档案安全管理和保密工作责任制度，签订《保密协议》。

（2）加强人员管理，凡参与信息化的人员，在进入档案信息化场所之前，须签订印有指模的《保密承诺》（一式两份），甲乙双方各留存一份。其中，提交给中山市古镇人民医院的《保密承诺》须附上工作人员的身份证复印件以备查。同时，严格控制工作场地人员的进出。如需进行软件安装、数据备份等，提前向中山市古镇人民医院申请，征得同意后方可进入工作场所，工作结束后即使离开并填写提交《维护记录单》以备查。此外，档案信息化工作人员严禁携带有摄影、照相、录音功能的设备（如 U盘、移动硬盘、光盘等物品）进入工作场所，严禁从工作场所带出任何物品，如纸张、档案用具等等。

（3）加强设备管理，所有计算机都要进行登记并安装正版的杀毒防毒软件，同时封闭USB 口和光驱。乙方增配的设备进出工作场所须填写《设备进/出场登记表》，并得到中山市古镇人民医院的签字确认。同时，严格规定各种存储介质的使用，数据迁移、临时备份等须统一采用专用的 U 盘、移动硬盘，禁止使用私人的 U 盘、移动硬盘等。

（4）加强档案实体管理，不得擅自将档案原件或加工数据带离既定场所，如因加工需要，档案或数据必须离开既定场所的，必须由中山市古镇人民医院专人陪同随行同时积极采取有效安防措施，以确保档案原件和档案信息的绝对安全。

（5）加强场地管理，禁止在工作场所内吸烟、吃东西，水杯必须远离工作台，切实保证档案实体不受损害。工作中形成的废纸，不得随便乱丢，必须集中存放，交中山市古镇人民医院处理。同时，对档案场所进行定期和不定期检查，发现问题及时处理，防止档案安全事故的发生。此外，每天下班前，要做好数据备份，切断电源，锁好门窗，以确保安全。

2.工作场地

由中山市古镇人民医院负责提供工作场地，在指定的工作场地工作，并遵守相关管理规章。本项目工作人员作息时间与中山市古镇人民医院工作人员一致。

3.设备

本项目所必需的专业扫描仪、计算机等由成交人提供。

4.项目人员组织安排

（1）项目负责人

项目负责人是本项目实施的具体管理者和控制人。负责制定实施计划，组织和指导具体执行项目工作，并保证整个项目的质量。

（2）档案信息化加工小组

档案信息化加工小组是本项目实施机构，负责档案信息化加工等。

(3) 质量检查与监督小组

质量监督组负责项目质检与监督管理，定期对项目进行检查、监督。

5.进场安排

项目协议签订后，成交人员应尽快进场，具体时间和人数由双方根据工作需要协调安排。

三、档案整理服务报价

三、报价要求

询价单位必须按要求完整填写相关附表，并签字盖章

1、该报价文件要求一正一副，密封递交。

2、       询价文件正本与副本可以单独密封包装，也可以所有询价文件密封包装在一个密封袋内。密封袋的封口处应粘贴处理。

3、       密封外包装加盖供应商印章。

4、       如果未按要求密封和标记，采购人对误投或提前启封概不负责。

5、       ★供应商必须根据采购项目的技术参数按顺序逐条响应，佐证材料标注页码，否则经专家小组讨论后可作作废处理。

 报价函

致：中山市中山市古镇人民医院

    根据贵方的中山市古镇人民医院档案整理服务采购项目进行采购的询价邀请函，签字代表         （姓名、职务）         代表报价人    （报价单位名称）       参加报价，并提交报价文件。

据此函，本人宣布同意如下：

1．       所附“报价一览表”规定的应提供和交付的货物、服务和工程报价总价为（折扣率）：

                   （大写），                   （小写）。

2．       “折扣率” 即 “优惠下浮率”，成交价 = 单价*（1- 折扣率）。

报价人代表姓名、职务（印刷体）：

报价人名称：（加盖公章）                                                

法定代表人签字（或其委托的全权代表人）：                     年   月    日

注：法定代表人委托全权代表人，需附法定代表人授权书。